Billard øst dataansvar.

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig handling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemteformål og ud fra berettigede (legitime) interesse. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige.

Billard øst er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson:

Formand Finn Jæger, Kasserer Preben Schneider

Adresse: Stat Ene Vej 18-22, 5220 Odense s.ø.

CVR: 33 40 68 51

Telefon: 24 66 19 50

Mail: billardoest@gmail.com

Website: billardoest.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger:

- Almindelige personoplysninger:

* Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.

2) Oplysninger om ledere og trænere:

- Almindelige personoplysninger:

* Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Her indsamler vi oplysninger fra

Vi får oplysninger fra dig i forbindelse med din indmeldelse i klubben Billard øst.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger.

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.Lovlige grunde til behandling er særligt:

* Foreningens berettigede (legitime) interesse i at behandle dine oplysninger(interesseafvejningsreglen)

* At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.

* Behandling efter lovkrav.

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

* Foreningens medlemshåndtering, herunder kontigentopkrævning.om led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.

* Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

* Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen

* Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

* Opfyldelse af lovkrav

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesse

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

* Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatliste m.v.

* Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.

* Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontigent m.v.

* Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter

* Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet ellersituation i foreningen

* Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI`s landsdelskontor, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet

* Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysning om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer

* Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysningerogså i en periode efter din udmeldelse af foreningen

* Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandlesoplysninger om forældrene

* Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet overfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenster (apps og socialemedier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger af billeder uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger.

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dinepersonoplysninger som medlem af foreningen

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

* Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

* Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, sålænge de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandlerpersonoplysninger om dig:

* Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

* Retten til indsigt i egne personoplysninger

* Retten til besigtigelse

* Retten til sletning

* Retten til af behandling

* Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

* Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få retten eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores Websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtagemeddelelse herom.

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Billard øst (Stat ene vej 18-22)

Fortegenelse er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en idrætsforening i medhør af persondataoplysningen. Idrætsforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skalføres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højeregrad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer), jf.Vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger, udgivet af DIF og DGI.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: Billard øst Stat ene vej 18-22 odense sø:CVR: 33 40 68 51

Data oprettet af dokument: 02-08-2020

1.Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

Følgende bestyrelsesmedlemmer: Finn Jæger, Preben Schneider.Mobil nr. 24 66 19 50

2.Hvad er formålene med behandlingen?

a) Varetagelse af medlemsforhold og træner og lederes forholdherunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlingen og kontigentopkrævning

b) Administration af foreningens eksterne relationer, herunderindberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samtindberetning ved turneringsadministration til idrætsorganisationer

c) Indhentelse af børneattest på unge under 18 år.

3.Hvilken personoplysningerbehandler vi?

Almindelige personoplysninger:

a) Navn

b) Adresse

c) Fødselsdato

d) Mailadresse

e) Telefonnummer

f) Indmeldelsesdato

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse (i forbindelse med børneattest på unge under 18 år:

a) CPR-nummer

b) Oplysninger om strafbare forhold

4.Hvem behandler vi oplysninger om?

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registreredepersoner:

a) Medlemmer

b) Ledere

c) Trænere

5.Hvem videregivespersonoplysninger til ?

a) Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænerevideregives til DGI og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri

b) Ved indhentelse af børneattester på unge under 18 år videregivesCPR- nummer til politiet. Herunder videregivespersonoplysninger i form af CPR-nummer, oplysning om strafbareforhold tilDIF og DGI, hvis børneattest har anmærkninger

6.Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen ?

a) Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i optil 1 år efter tilhørsforholdets ophør.Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vii udgangspunket straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.

7.)Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen ?

Vi opbevarer alle personoplysninger i vores boks Billard øst, som kun bestyrelsesmedlem Finn Jæger og Preben Schneider har nøgle til

8.Hvad skal vi gøre, hvis der sker indbrud i boksen ?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet. Eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Formand Finn Jæger

Telefon: 24 66 19 50

Mail: billardoest@gmail.com

CVR: 33 40 68 51

Adresse: Stat Ene Vej 18-22, 5220 Odense sø.

Website: billardoest.dk

Bank: Reg. nr.: 1551 Konto.: 11109640